Tareas, notas y documentos: contexto para vender mejor
¿Qué vas a lograr en esta lección?
Aprender a usar las tareas, notas y documentos dentro de PowerLeads para nunca perder el contexto de una negociación y que cualquier miembro del equipo pueda retomar una conversación sin tener que preguntar qué pasó.
El problema que esto resuelve
Cuando tienes muchos leads activos al mismo tiempo, la memoria falla. ¿Cuándo fue el último contacto con ese cliente? ¿Qué le dijiste? ¿Qué quedó pendiente? ¿Hay algún documento que te envió?
Sin un registro ordenado, esa información vive en tu cabeza y cuando sales de vacaciones, cambias de vendedor o simplemente pasan varios días, el contexto se pierde.
Las tareas, notas y documentos resuelven eso. Son las herramientas que convierten tu CRM en la memoria del equipo.
Las tres herramientas y para qué sirve cada una
📋 Tareas: el seguimiento que nunca se olvida
Una tarea es un recordatorio con fecha de vencimiento vinculado a un contacto. Cuando la creas, el sistema te avisa cuando llega el momento de actuar.
Para qué usarlas:
Recordar llamar a un lead que pidió que lo contactaras en una semana
Hacer seguimiento a una propuesta enviada que aún no tiene respuesta
Verificar si un cliente recibió el acceso a la plataforma
Cualquier acción futura que dependa de que alguien la recuerde
Cómo crearla: Ve al perfil del contacto o al panel derecho de Conversaciones → pestaña Tareas → + Agregar tarea
Completa:
Título → qué hay que hacer. Ej: "Llamar para hacer seguimiento a propuesta"
Fecha de vencimiento → cuándo debe estar hecha
Asignada a → qué miembro del equipo es responsable
Descripción → contexto adicional si es necesario
Cuando la tarea está lista, márcala como completada desde el perfil del contacto.
Buena práctica: cada vez que terminas una conversación y hay un próximo paso definido, crea la tarea antes de cerrar la ventana. Si no queda en el sistema, no existe.
📝 Notas: la memoria del equipo
Una nota es un registro interno que solo ve el equipo, el contacto no recibe ninguna notificación. Es donde dejas el resumen de lo que pasó en una conversación, el contexto de una situación o cualquier información relevante que no cabe en un campo del formulario.
Para qué usarlas:
Resumir lo que se habló en una llamada o reunión
Registrar objeciones que mencionó el lead
Anotar el contexto personal que da el cliente "Está evaluando opciones hasta fin de mes"
Dejar instrucciones para el compañero que va a continuar la gestión
Registrar acuerdos verbales que no están en ningún documento
Cómo crearlas: Ve al perfil del contacto o al panel derecho de Conversaciones → pestaña Notas → + Agregar nota
Escribe lo que necesitas y guarda. La nota queda en el historial del contacto con fecha, hora y el nombre del usuario que la creó.
Buena práctica: escribe las notas como si las fuera a leer tu jefe o un compañero que no sabe nada de ese cliente. Sé específico, directo y sin abreviaciones que solo tú entiendes.
📎 Documentos: todo en un solo lugar
Los documentos te permiten adjuntar archivos directamente al perfil del contacto: propuestas, contratos, capturas, presentaciones, cualquier archivo relevante para esa negociación.
Para qué usarlos:
Guardar la propuesta que le enviaste al cliente
Adjuntar el contrato firmado
Conservar capturas de conversaciones importantes
Guardar documentos que el cliente te envió — RUC, DNI, información de su negocio
Tener acceso rápido a cualquier archivo relacionado con ese deal
Cómo adjuntarlos: Ve al perfil del contacto → panel derecho → pestaña Documentos → sube el archivo directamente desde tu computadora
Las tres juntas, el flujo que te recomiendo
Cada vez que terminas una interacción importante con un lead, antes de pasar al siguiente:
1. Deja una nota con el resumen de lo que pasó "Llamada de 20 min. Interesado en el Plan Pro. Objeción: precio. Le envié propuesta con descuento de inauguración. Espera hablar con su socio."
2. Adjunta el documento si aplica Sube la propuesta que le enviaste para que quede vinculada a ese contacto.
3. Crea la tarea con el próximo paso "Hacer seguimiento a propuesta — viernes 3pm — Asignada a: Juan"
Esos tres pasos toman menos de 2 minutos y hacen que ese lead nunca se pierda — sin importar quién lo atienda después.
⚠️ Cosas importantes que debes saber
Las notas las ve todo el equipo con acceso al contacto — escribe con esa conciencia
Las tareas sin responsable asignado no las atiende nadie — siempre asigna a alguien
Las tareas vencidas no desaparecen — quedan marcadas como pendientes hasta que las completes o elimines
Los documentos adjuntos quedan en el perfil permanentemente — si subes algo por error, elimínalo manualmente